Há muito se tem ouvido falar que tempo é dinheiro, mas você sabe explicar isso para algúem? Bom, vamos lá, se você não sabe, vamos pensar juntos; Como você administra seu tempo? Já parou pra pensar nisso, ou você não tem tempo nem de parar pra pensar? Mas vamos deixar de perguntas e respostas e vamos aprender um pouco sobre gerenciamento de tempo.

   No mundo "expresso" em que vivemos hoje, para algumas pessoas isso é bastante complicado. Com tantos engarrafamentos, contratempos, filas e mais algumas coisas, vive-se hoje numa sociedade em que o tempo é crucial para o bom desenvolvimento do ser humano, seja ele em qualquer área de sua vida. Sobrar tempo! Esse é o desejo de muitos cidadãos, 24 horas é muito pouco, mal dá pra dormir, em poucos instantes estamos novamente de pé, na ativa, seguindo o cronograma diário, que no final do dia, torna você uma pilha de nervos, basta uma bela criança chorar bem na hora que você tem aquele tempinho pra descansar ou dormir.

 Já falei de mais, e você não tem tanto tempo para perder aqui comigo, certo? Então vamos às dicas:

1. Seja objetivo, não deixe a dúvida tomar conta de você, passar muito tempo pensando, se faz ou não faz, só vai lhe atrasar e você vai acabar não fazendo!

2. Faça um diário de atividades ou tarefas, não deixe a sua mente embaraçada, procure anotar tudo o que você tem para fazer no dia, e siga um roteiro;

3. Não misture os dias da semana: lazer é bom quando a mente está limpa e aliviada, então não custa nada recusar aquele convinte fora de hora e programar seu lazer para o fim de semana;

4. Não seja estático, a fila ta grande? você tem uma senha? dê um jeitinho de não perder tempo em filas, enquanto espera, procure realizar tarefas que podem ser feitas enquanto aguarda sua vez;

5.E por fim, seja organizado, bagunça só leva a perca de tempo, procure manter cada coisa no seu lugar, isso vai te dar no final do dia, umas horinhas a mais de descanso.

Daniel Julio, editor do blog: http://transportes-daniel.blogspot.com

A Administração do Tempo é uma das habilidades mais relevantes para o sucesso no mundo profissional, e nem é ensinada em colégios ou universidades

Sequer importa o quão esperto e dedicado você é, se nem consegue organizar as informações que recebe e se manter produtivo.

Por isso, a produtividade tornou-se um assunto bem procurado nesses últimos anos. 

No mercado , você pode se diferenciar pela sua capacidade de trabalhar com as informações e administrar o seu tempo.

Apresento para você algumas dicas essenciais sobre produtividade pessoal.

- Fuja do Comportamento Multitarefas

Para pessoas que não cresceram vendo TV, enviando torpedos SMS e conversando com outras pessoas ao mesmo tempo, ser multitarefa é impossível.

Ser uma pessoa multitarefa é bastante improdutivo. Você dificilmente irá conseguir fazer várias tarefas de uma só vez de de modo correto e produtivo. É possível que você realize um trabalho de baixa qualidade sendo multitarefas.

- Foque no Mais Importante

Selecione de 1 a Três atividades que você considera as mais importantes do seu dia, e execute-as no antes de qualquer outra tarefa.

Perca o início do seu dia de trabalho focando sua atenção e esforço nessas tarefas, que assim que estiverem concluídas te fará mais próximo das suas metas profissionais e pessoais. As atividades mais importantes, são importantes por acarretarem em um resultado maior para você.

Assim que concluí-las, você terá maior animo para fazer tarefas que são menos importantes que as que já foram executadas, pois você já tem ciência de que o mais importante foi feito.

- Crie uma rotina para checar e-mails

O ato de verificar e-mails continuamente faz com que você perca bastante tempo.

Se você sempre verificar a sua caixa de entrada por novos e-mails, despenderá tempo para poder ler e responder. Sem citar o tempo necessário para resolver uma possível atividade que surja a partir de um e-mail.

- Utilize os seus melhores horários

Existem pessoas que são mais produtivas logo nos primeiros horários do dia, no início da manhã, já outras que são mais produtivas se trabalham a tarde.

Logo, comece a observar os horários nos quais você consegue trabalhar e entregar mais resultados. São esses horários que você deve destinar para fazer as atividades que são mais importantes.

- Use Lista

A lista de tarefas, também conhecida como to-do list, é uma excelente ferramenta para planejar o seu dia de trabalho e bem como controlar as atividades que deverão ser realizadas.

Ela irá colaborar bastante para você finalizar as tarefas que se propõe fazer.

- Conheça as Atividades que Fazem Você Perder Tempo

Um dos maiores problemas que enfrentamos nas horas que nos esforçamos para ser mais produtivos é a falta de foco.

Começamos uma tarefa importante, e no final percebemos que paralisamos a atividades para bater papo com amigos em redes sociais, ver vídeos no Youtube, checar e-mails ou fazer coisas que não ajudarão em nada.

Portanto, é importante que você descubra onde tem perdido mais tempo, e tente bloqueá-las.

Geralmente, os negócios se ocupam da gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de capital, de materiais, de recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.

Os quatro primeiros recursos podem ser manipulados pelo homem, uma vez que o capital poderá ser aumentado, gasto ou mantido; recursos humanos podem ser substituídos e a informação pode ser obtida. Mas, o tempo é único e você não o consegue tempo a mais. O tempo é o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado) no momento em que o possuímos. Dessa forma, a própria noção do tempo é um paradoxo, pois você só pode administrar a si mesmo em relação ao tempo.

Você não pode decidir se vai gastá-lo, mas somente como irá fazê-lo, pois uma vez desperdiçado seu tempo ele terá passado e você não poderá substituí-lo. A boa administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo, de seu trabalho e até dos outros. Não tente conquistar o tempo; trabalhe com ele; transforme-o em um amigo.

Verifique as maneiras pelas quais controla agora o seu tempo disponível. Ninguém tem controle total sobre sua agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua atenção. Mesmo dentro do tempo já estruturado, você tem a oportunidade de selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade. E, ao exercer suas escolhas, começará a controlar melhor seu tempo.

Os princípios da administração eficaz do tempo estão estabelecidos nas etapas abaixo:

Faça uma lista: nada será feito até que esteja em uma “lista de coisas a fazer”. Mas, uma vez que haja uma lista, todas têm uma chance.

Atribua prioridades: o que deve ser feito primeiro?. E a seguir ?. Arrume os itens de sua lista por ordem de importância.

Faça primeiro o mais importante: a mais alta prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina.

Não tolere interrupções: nem mesmo de uma oferta grátis de inspeção sanitária, porque além disso você nem mesmo atenderá ao telefone

Mantenha-se no item, até que o tempo acabe: reinicie o trabalho no momento em que o tempo estiver disponível novamente. Sempre estará.

Trabalhe no item 1 até que o tenha terminado: então inicie o item 2, que agora passará a ser o item 1

2. Como Evitar Atrasos Auto-infligidos

Muitas atividades consumidoras de tempo não estão sob seu controle, tais como :

Comparecer a formatura da filha de seu chefe

Seu melhor Cliente interessou-se em assistir uma peça de teatro na sua cidade

Um compromisso imprevisto na Receita Federal

Nesses casos pergunte-se o que aconteceria se você não comparecesse. Seu senso global de prioridades o leva a dar atenção a algumas surpresas externas. O Gerente eficaz acolhe com prazer as tomadas de decisão; elas são a razão do seu salário. Em cada caso, tente obter tantos fatos quanto possíveis, porque você nunca conseguirá reuni-los completamente. E quando obtiver todos os que puder, tome a decisão.

A maioria das distrações vem dos outros, mas a menos que as combata elas também podem se configurar como auto-infligidas. Use esses remédios para evitar os atrasos auto-infligidos:

• Quando lhe passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas firmemente.
• Não gaste mais tempo que o necessário atendendo visitantes. E não retire tempo da sua programação para visitar inesperadamente as pessoas.
• Se precisar sair do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse.
• Programe as viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus compromissos.

Embora o desenvolvimento industrial brasileiro venha ocorrendo de forma acelerada esse processo é relativamente recente, pois o Brasil teve que enfrentar primeiro as várias etapas do seu desenvolvimento econômico.

Porém, essa mudança de perfil econômico – do predomínio agrícola para o industrial – não acompanhou as mudanças do perfil social, pois sob o ponto de vista de estudiosos em Management os investimentos em educação formal e em treinamento gerencial continuam insuficientes.

Uma das conseqüências das pressões do ambiente de negócios é a pouca eficácia dos gerentes na administração do seu próprio tempo e, conforme esses mesmos estudiosos, os gestores brasileiros talvez sejam os mais sacrificados em relação às suas próprias responsabilidades.

A competição internacional requer cada vez mais eficácia empresarial, produtos (e serviços) de qualidade e preços competitivos. Nesse contexto, os gerentes brasileiros têm de administrar recursos humanos mal preparados e oriundos de uma cultura organizacional muitas vezes autocrática e excessivamente burocratizada. Diante disso, os gestores brasileiros vêem-se envolvidos numa enorme carga de trabalho, além de inúmeros problemas de liderança e relacionamentos interpessoais instáveis, o que os torna cada vez mais estressados e oprimidos.

O Que é Importante? O Que é Urgente?

Diante do exposto acima constatamos o óbvio; ou seja, os afazeres e os compromissos gerenciais crescem num ritmo alucinante, embora o tempo do gerente continue o mesmo. Sendo assim, a solução é definir as prioridades conforme o grau de importância de cada uma das suas atividades.

Portanto, é preciso que o gerente conheça seus produtos, seus clientes e seus concorrentes para compreender qual a necessidade da empresa em relação à sua capacidade. Dessa forma ele enxergará – dentro do seu “pacote” de urgências – o que é ao mesmo tempo imediato e importante.

Após definidas as prioridades o Gerente deve planejar a agenda da semana e, para que ela não seja frustrante, o gestor deve compreendê-la como um plano no qual a realidade costuma interferir constantemente através dos seus chefes, subordinados, colegas e outras áreas da organização.

À medida que as semanas vão se sucedendo os gestores adquirem as verdadeiras dimensões do tempo de cada tarefa e, além disso, eles identificam mais facilmente as prioridades para a organização. Essas prioridades não desaparecem facilmente, a não ser que o Gerente esteja consciente da necessidade de saber administrar bem o seu tempo.

Um dos principais benefícios da Administração do Tempo é a redução e a eliminação da impotência, pois na maioria das vezes ao sentir-se impotente o gestor diminui sua auto estima e aumenta seu nível de estresse. A impotência ocorre pela sua incapacidade de “fazer todas as coisas” que lhes são atribuídas e a conseqüência desse sentimento é a exaustão mental.

Estabelecendo Objetivos.

Todo planejamento deve ser elaborado pensando no que é provável acontecer e não no que o Gerente gostaria que ocorresse. Dessa forma, o gestor deve estabelecer objetivos e desdobrá-los em pequenas metas e cada objetivo poderá ter de cinco a sete etapas principais, as quais podem se tornar objetivos intermediários. Dessa forma, o gerente saberá se está – ou não – se aproximando do seu principal objetivo, o qual não irá parecer tão irrealizável.

Sendo assim, o gestor deverá começar administrando seu tempo pelas tarefas que estão ao seu alcance; ou seja, aquelas que só dependem dele. Ou começar por ele mesmo, mudando suas atitudes em relação aos problemas do cotidiano, pois afinal são esses problemas que justificam sua contratação como gerente e é para resolvê-los que o gestor é pago.