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Custos associados à gestão de frotas

Fri, 16 Apr 2010 05:38:15 +0000

Tipicamente, existem dois tipos de custos envolvidos nesta actividade: custos fixos e custos variáveis. Os custos fixos são todos os custos que ocorrem de maneira independente ao deslocamento dos veículos, e os custos variáveis são aqueles variam com o deslocamento dos veículos. Normalmente os custos variáveis são atribuídos por quilometragens percorridos pelos veículos.

As principais variáveis que envolvem os custos de transporte com as frotas são:

• Depreciação dos veículos;
• Remuneração do capital investido;
• Pagamento aos condutores;
• Seguros de veículos;
• Taxas de circulação;
• Custos administrativos;
• Preços de combustíveis;
• Estado dos pneus;
• Lubrificantes;
• Manutenção;
• Pagamento de portagens;
• Estado de conservação das vias;
• Emissões de gases poluentes, e entre outros.

Somente com a quantificação dos custos se pode propor uma política de redução de custos. Normalmente as empresas optam pelas seguintes estratégias de redução de custos:

• Minimizar o número de veículos utilizados;
• Reduzir a distância total percorrida;
• Reduzir os custos administrativos.

Geralmente, a utilização das tecnologias de gestão de frota, e dos dispositivos de apoios a sistemas logísticos, contribuem para o alcance dos objectivos pretendidos.

E como reduzir os custos relacionados ao combustível?

Por exemplo, através do Inofrota (sistema de gestão de frotas da Inosat) é possível saber:
• A Localização em tempo real das viaturas
• Os quilómetros efectuados pelas viaturas dentro e fora do horário de serviço,
• As velocidades médias praticadas pelos diferentes condutores,
• O combustível gasto por cada viatura,
• O tempo despendido em cada tarefa,
• Qual a melhor rota para as visitas diárias,
Entre outras funcionalidades.

Todos estes métodos de controlo irão assegurar uma redução dos custos no combustível que pode chegar, segundo estudos efectuados por entidades independentes, aos 22%.

Como consequência, irá verificar um aumento na produtividade, e uma melhoria no serviço prestado pela sua empresa.

Seguindo estas duas técnicas conseguirá sem problema algum começar, desde logo, a poupar bastante nos custos com combustível da sua frota.

Optimização de rotas e redução de custos

Thu, 01 Apr 2010 04:50:27 +0000

As rotas efectuadas diariamente pelas viaturas das empresas nem sempre são as mais rentáveis. De facto, por vezes as rotas e a sequência de visitas a clientes são deixadas ao critério do motorista, que muitas vezes define o percurso em virtude dos seus interesses, como almoçar em casa ou tratar de um assunto pessoal. Estes desvios representam um desperdício de quilómetros considerável, o qual resulta num custo elevado para as empresas.

Geralmente, as empresas efectuam 20% ou 30% de quilómetros a mais do que seria necessário, pelo facto de não efectuarem um planeamento e controlo de rotas adequados.

Consideremos um veículo com:
- mensalidade de 500€ de renting (ou amortização) incluindo seguro;
- total de 3500 quilómetros por mês;
- consumo médio de 12 litros por cada 100 quilómetros
- custo de 1,08€ por litro de gasóleo

Obteremos um custo por quilómetro de 0,27€. É quanto custa à empresa cada quilómetro desnecessário por um mau planeamento de rota.

Como resolver este problema?

A solução para este desperdício passa por efectuar um planeamento de rota eficaz, que ordene a sequência de visitas para que viaturas efectuem o menor número de quilómetros possível.

É necessário também garantir que o planeamento é cumprido, quer posteriormente quer em tempo real, para que o gestor de frota possa intervir de imediato, não dando azo a desvios à rota.

Considerando o custo por quilómetros acima calculado, e se uma viatura, que actualmente efectue cerca de 3500 quilómetros por mês, tiver uma redução de 20% de quilómetros por mês, a empresa terá uma redução de custos na ordem dos 190€, o que em termos anuais representará uma poupança de quase 2.300€.

Sistemas de gestão de frotas

Hoje em dia, existem gestão de frotas e localização GPS que permitem configurar itinerários tendo em vista a optimização da rota, controlar online o itinerário, assim como obter informações detalhadas sobre o percurso realizado.

Como reduzir gastos em combustível quando o preço aumenta?

Fri, 26 Mar 2010 12:27:15 +0000

Sempre que o combustível aumenta de preço, os gestores de frota têm tendência a aplicar estratégias que resultaram no passado. Enviar aos motoristas da frota antigos e-mails e newsletters, sobre as virtudes de técnicas como o controlo do estado dos pneus, de abastecer em pequenas gasolineiras em vez das marcas mais populares, de preferir a gasolina sem chumbo à gasolina com aditivos, entre outros.

No entanto, existem estratégias que os gestores de frota podem aplicar, tanto hoje como no futuro, que permitem poupar combustível numa base regular. Uma das estratégias mais simples, que muitas vezes é ignorada, consiste em escolher os veículos consoante o tipo de serviço. Muitas vezes, as empresas adquirem veículos sem considerar as rotas, os negócios e o serviço a realizar, o que causa despesas desnecessárias à empresa, e compromete o lucro. Por exemplo, uma empresa de correio expresso provavelmente não necessita de uma frota de camiões, podendo investir em veículos comerciais, que são consideravelmente menos dispendiosos.

Outra forma de poupar combustível é controlo constante dos gastos em combustível. O gestor de frota deve comparar as rotas realizadas ao combustível consumido e verificar se foram efectuados roubos ou mau uso do mesmo. Desta forma, pode saber se os seus colaboradores têm um mau comportamento ao volante, ou se estão a desviar o combustível da empresa para uso pessoal.

De facto, é importante avaliar o consumo de combustível por quilómetro, de forma a conhecer a média de consumo de cada veículo e detectar anomalias. Veículos com um elevado consumo de combustível por quilómetro podem revelar mau uso ou desvio para fins pessoais.

Leia mais sobre estratégias de redução de gastos em combustível

Apostar em motores de 6 cilindros em vez de 4 cilindros também é uma boa estratégia. A poupança de combustível dos motores de 4 cilindros em relação aos de 6 cilindros é insignificante, e são desvalorizados na revenda.

O gestor de frotas deve, ainda, analisar periodicamente as rotas realizadas, tentando optimizá-las sempre que possível, e eliminar as rotas mais dispendiosas. Os sistemas de Gestão de Frotas via GPS são óptimas ferramentas para esse efeito.

Por fim, aconselha-se ainda a preferir motores a gasóleo aos motores a gasolina. Os motores a gasóleo promovem uma maior poupança, comparativamente aos motores a gasolina.

Reduza a sinistralidade da sua frota

Fri, 12 Mar 2010 04:15:01 +0000

O tipo de condução efectuado pelos motoristas é determinante para garantir a segurança do próprio, da viatura e da carga. As empresas debatem-se frequentemente com problemas com um número de acidentes muito para além do que seria normal. Por exemplo, as velocidades elevadas originam custos excessivos ao nível do consumo de combustível, e tendem a aumentar consideralvelmente o grau de sinistralidade da frota.

De facto, um grau de sinistralidade elevado representa muito mais que os custos directos com as perdas que daí decorrem, pois a falta temporária ou definitiva dos recursos envolvidos terá repercussões na normal actividade das empresas.

Como resolver este problema?

A intervenção sobre o tipo de condução que é efectuada pelos motoristas será a forma mais assertiva de reduzir drasticamente o nível de sinistralidade com que muitas empresas se debatem.

Poder confrontar os motoristas com informação detalhada sobre os abusos de condução efectuados, com pormenores sobre as velocidades excessivas e os locais e as horas onde se verificaram terá certamente um impacto na sua forma de conduzir.

Ter acesso a informação pormenorizada como a quantidade de acelerações, travagens bruscas, o tempo em condução económica ou o RPM elevado, contribuirá para uma monitorização eficaz da utilização da frota, e uma consequente redução da sinistralidade.

Esta monitorização irá contribuir ainda para uma redução significativa dos consumos, das manutenções e dos prémos de seguro, da segurança dos motoristas, das viaturas e das cargas.

Sistemas de gestão de frotas

Hoje em dia, existem sistemas de gestão de frotas e localização GPS que possibilitam o acesso a informação detalhada sobre o desempenho da frota, como relatórios de velocidades. Deste modo, o gestor de frota tem dados concretos que lhe permitem confrontar os seus motoristas e solicitar um estilo de condução mais moderado.

Termine com o uso indevido das viaturas

Thu, 04 Mar 2010 09:44:38 +0000

É prática comum de muitas empresas facultarem as viaturas para os funcionários se deslocarem para casa e para a empresa. Acontece que, não havendo controlo sobre a utilização desses veículos, os mesmos podem ser usados para fins pessoais, incrementando em muito os custos com a frota.

De facto, verificam-se casos de empresas cuja percentagem de quilómetros efectuados para uso pessoal atinge 40 por cento dos quilómetros do mês.

Consideremos um veículo ligeiro com:
- mensalidade de 300€ de renting (ou amortização) incluindo seguro;
- total de 2500km por mês
- consumo médio de 6litros/100km
- custo de 1,08€ por litro de gasóleo

Obteremos um custo por quilómetro de 0,18€. É quanto custa à empresa cada quilómetro de utilização pessoal da viatura.

Como resolver este problema?

Tendo forma de distinguir e quantificar quilómetros para uso profissional e pessoal, a empresa poderá erradicar o último, ou exigir o pagamento dos custos originados pelo mesmo.

Considerando o custo por quilómetro acima calculado, e se a utilização indevida for em média 10 quilómetros por dia útil e 100 aos fins-de-semana, a empresa, corrigindo esta situação, poderá poupar mais de 110€ por mês (440 quilómetros x 0,18€ por quilómetro) e mais de 1300€ por ano.

Sistemas de gestão de frotas

Actualmente, existem sistemas de gestão de frotas e localização GPS que recolhem e registam o total de quilómetros realizados e o total de quilómetros profissionais, permitindo assim distinguir o uso da viatura para efeitos de trabalho ou em benefício pessoal.

Aumente a segurança da sua equipa

Thu, 25 Feb 2010 05:25:57 +0000

Actualmente, a segurança é uma preocupação crescente nas empresas. O desconhecimento da localização das viaturas ao longo do dia, poderá tornar qualquer intervenção demasiado tardia, no caso de qualquer incidência com as mesmas.

No caso de um assalto, o motorista não tem capacidade imediata para travar o incidente, e a carga pode ser perdida. Muitas vezes a viatura também é levada ou deixada em mau estado, provocando um significativo prejuízo para a empresa. O problema é semelhante no caso de um acidente de viação, especialmente se envolver ainda a integridade física do motorista. Nestes casos, a prontidão de resposta é determinante.

Todos os prejuízos provocados pelas situações atrás enumeradas vão muito para além dos custos directos que delas decorrem, pois a falta temporária ou definitiva destes recursos terá repercussões na normal actividade das empresas.

Como resolver este problema?

A solução passa por poder acompanhar permanentemente todas as viaturas, de forma a visualizar, em tempo real, a sua localização e qualquer comportamento anómalo. Por exemplo, uma rota que não esteja em conformidade com o que seria suposto, ou verificar que a ignição se encontra desligada num local onde tal não se justifique.

A possibilidade de o motorista despoletar a partir da própria viatura, um alerta para a empresa, de qualquer situação irregular, permitirá também uma intervenção muita mais rápida e eficaz o que poderá fazer toda a diferença.

Sistemas de gestão de frota

Existem sistemas de gestão de frotas e localização GPS que permitem ao gestor de frota conhecer a localização e percursos exactos das suas viaturas, assim como os estados de ignição. A localização permanente e em tempo real da sua frota permite-lhe reagir mais rapidamente em caso de incidente com as viaturas.

Aumente a satisfação do cliente

Thu, 18 Feb 2010 11:09:49 +0000

A capacidade de resposta de uma empresa às solicitações dos seus clientes é determinante para a satisfação dos mesmos. De facto, não raramente surgem solicitações ao longo do dia, que não estavam contempladas no plano diário de actividade. No entanto, o gestor de frota deve mobilizar os recursos existentes de modo a dar uma resposta ao cliente, de forma a não prejudicar a sua relação profissional.

Muitas vezes, recruta-se uma viatura que esteja disponível na empresa ou contacta-se os motoristas, para saber quem estará mais perto para responder à situação inesperada. A empresa fica dependente das respostas dos motoristas, que podem ou não corresponder à realidade.

A empresa pode também solicitar a um motorista que se desloque à mesma, a fim de recolher informações sobre o serviço, o que irá aumentar o tempo de resposta.

Como resolver esta situação?

A possibilidade de saber, em tempo real, onde se encontram todas as viaturas, permite ao gestor de frota calcular qual se encontra em condições de responder mais rapidamente à solicitação do cliente.
Se o gestor de frota poder ainda enviar, para a viatura seleccionada, o serviço a efectuar sem necessidade da mesma ter que se deslocar à empresa, verificar-se-á um significativo aumento de capacidade de resposta e, consequentemente, de produtividade.

Sistemas de gestão de frotas

Actualmente, existem sistemas de gestão de frotas e localização GPS que permitem conhecer, em tempo real, a localização exacta das viaturas, e assim medir a sua distância ao local do serviço pretendido.

Estes sistemas podem disponibilizar ainda serviços que contemplam o envio e recepção de mensagens para a viatura, permitindo assim informar o motorista sobre o trabalho a realizar.

Aumente a qualidade do serviço

Thu, 11 Feb 2010 06:01:05 +0000

A satisfação dos clientes é essencial para o sucesso de uma empresa. Para manter os clientes satisfeitos, é necessário não só garantir a qualidade do serviço, mas também fornecer informações rigorosas sobre os mesmos.

Nomeadamente no caso de empresas que actuam ao nível do atendimento ou da entrega de encomendas, é crucial informar o cliente da data e hora em que serão visitados. Muitas empresas não têm capacidade para prever o horário de atendimento ao cliente, passando para o motorista a responsabilidade de contactar o mesmo. Muitas vezes, a informação dada pelo motorista não é consentânea com a realidade e a visita nunca chega a acontecer, o que provoca o descontentamento do cliente.

Um cliente insatisfeito será provavelmente, no futuro, um não cliente.

Como resolver este problema?

Tendo acesso em tempo real à localização de cada viatura da frota e tendo planeado a rota e a sequência de visitas, será possível fornecer ao cliente a hora estimada de chegada da viatura às instalações do cliente.

Se a empresa souber quais os serviços que já foram efectuados e a ordem pelo qual serão efectuados poderá prestar aos seu clientes uma informação precisa e aumentar exponencialmente o seu grau de satisfação. O resultado será um aumento de negócios quer na actual carteira, quer em novos clientes, gerados pela satisfação e consequente recomendação dos actuais clientes.

Sistemas de gestão de frotas

Existem serviços de gestão de frotas e localização GPS que permitem conhecer, com exactidão, a localização em tempo real de cada viatura, assim como controlar o cumprimento da rota definida.

O gestor de frota pode ter acesso ao sistema em qualquer altura e qualquer lugar, a partir de um computador com acesso à Internet.

Aumente a produtividade da sua equipa

Thu, 04 Feb 2010 08:40:52 +0000

A produtividade de uma empresa pode ser comprometida pelo mau comportamento dos seus funcionários. De facto, verificam-se casos em que os motoristas excedem o tempo de paragem autorizado para almoço ou para café, ou demoram mais tempo do que é previsto em clientes. Assim, o tempo de trabalho efectivo ao longo do dia afasta-se largamente do número de horas que seria pressuposto os funcionários trabalharem, o que representa um significativo prejuízo para a empresa.

Consideremos uma empresa que pague um salário mensal de 600€ a um funcionário. O custo anual será de 14 salários (considerando os subsídios), e o tempo de trabalho será de 11 meses (considerando um mês de férias ao longo do ano). A empresa pagará ainda à Segurança Social 23,5% sobre o valor obtido, o que resulta num custo efectivo de 934€, que para um total de 176 horas por mês (8h por dia x 22 dias úteis) obteremos um custo por hora de 5,36€.

Sabendo que um funcionário tem que produzir para a empresa um valor substancialmente mais alto do que o seu custo, consideremos que deve gerar 3 vezes superior ao que custa à empresa. Neste caso, o funcionário em causa deverá gerar cerca de 16€ por hora. É quanto a empresa deixa de ganhar por cada hora em que a viatura esteja parada indevidamente.

Como resolver este problema?

Tendo acesso a informação detalhada sobre o tempo e os locais de paragens dos funcionários, poderá confrontá-los e erradicar tais abusos. Assim, se um funcionário que tiver um tempo médio de paragem indevida de 15 minutos por dia, deixar de o fazer, isso representará para a empresa um aumento de produtividade de 88€ (15 minutos x 16€ x 22 dias) por mês. A melhoria do seu comportamento irá resultar em mais de 1.060€ por ano.

Sistemas de gestão de frotas

Existem sistemas de gestão de frotas e localização GPS que gerem relatórios de tempos de paragem em cada percurso realizado, permitindo-lhe assim ter acesso a informações detalhadas sobre o comportamento dos seus funcionários e, consequentemente, aumentar a produtividade da sua equipa.

Aumente a produtividade da sua equipa

Thu, 04 Feb 2010 06:44:54 +0000

Como resolver este problema?

Sistemas de gestão de frotas